Sie wollen und können Ihren Betrieb nicht mehr alleine stemmen. Schön, denn Sie wachsen! Allerdings kommt mit der Anstellung von Mitarbeitern auch einiges an zusätzlicher Verwaltung auf Sie zu.
Das Führen vollständiger und richtiger Aufzeichnungen ist für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung von wesentlicher Bedeutung. Um Unklarheiten und Probleme im Rahmen einer Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge (GPLB) zu vermeiden, ist deshalb im eigenen Interesse auf eine sorgfältige und lückenlose Dokumentation zu achten. Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wichtigsten Unterlagen.
Die ÖGK hat auf ihrer Webseite sehr detailliert zusammengestellt, was nötig wird. Natürlich ist es sinnvoll, wenn Sie sich für die Lohnverrechnung professionelle Partner suchen. Aber was können Sie an Ihr Lohnbüro outsourcen und was müssen Sie auf jeden Fall selbst führen?
- Lohnkonto
wird in der Regel im Lohnbüro geführt
Allerdings müssen Sie die Grunddaten dazu Ihrem Lohnbüro bekannt geben. - Arbeitszeitaufzeichnungen
die müssen direkt im Betrieb geführt werden
Grundsätzlich ist der Dienstgeber dafür verantwortlich, kann aber diese Verpflichtung sehr wohl an die Mitarbeiter delegieren. Das kann z.B. durch eine Stempeluhr sein, das Auslesen eines Logs bei Homeoffice oder mehr – oder natürlich auch nach wie vor durch Führen einer händischen Aufzeichnung.
Wichtig sind das Kommen und Gehen und dann auch die Pausen dazwischen. - innerbetriebliche Aufzeichnungen
die naturgemäss im Tagesablauf entstehen und daher immer vor Ort geführt werden müssen:- Betriebsvereinbarungen, Dienst- und Lehrverträge, Dienstzettel
- Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
- Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen
- Branchenspezifische Unterlagen (Tachoscheiben, Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
- Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbücher für firmeneigene Kraftfahrzeuge
- Prüfberichte der letzten Abgaben- bzw. Betriebsprüfung
- Geschäftsbücher (zum Beispiel Bilanzen und Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Saldenlisten, Sachkonten, Belege, Kassabücher)