verpflichtende digitale Zustellung behördlicher Schriftstücke
Seit 1. September 2025 werden alle Schriftstücke an Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind, ausschließlich elektronisch über FinanzOnline zugestellt. Sobald ein Schriftstück im Posteingang in FinanzOnline abrufbar ist, gilt es als rechtwirksam zugestellt. Ab dem Posteingang in FinanzOnline beginnen mögliche Fristen zu laufen, und zwar unabhängig davon, wann das Dokument geöffnet wird.
Betroffen davon sind alle Unternehmen, die eine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen. Damit sind ab September 2025 auch Kleinunternehmer betroffen, die auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Nur noch umsatzsteuerlich echte Kleinunternehmen ohne Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer dürfen auf die elektronische Zustellung verzichten.
FinanzOnline verständigt Sie über neue Schriftstücke, sofern eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist. Diese gilt es unbedingt einzurichten, um auf den Eingang in die Databox aufmerksam gemacht zu werden. Die Zustellung in den Posteingang in FinanzOnline ist nämlich auch dann rechtswirksam, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. In der Verständigung selbst wird nur darüber informiert, dass ein Schriftstück vorhanden ist. Inhaltliche Details sind nicht ersichtlich. Eine gültige Zustellvollmacht zu Ihrer Steuerberatungskanzlei bleibt weiterhin aufrecht. Bestimmte Finanzamtsschriftstücke, wie beispielsweise Mahnungen, Vollstreckungsbescheide, Sicherungsaufträge, stellt die Finanz jedoch trotz des Vorliegens einer Zustellvollmacht direkt in die Databox des Steuerpflichtigen zu.
2-Faktor-Authentifizierung für den Einstieg in FinanzOnline
Um die Sicherheit beim Login in FinanzOnline zu erhöhen, ist künftig der Einstieg entweder mit einer 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder wie bisher mit ID Austria möglich. Die Übergangszeit endet am 30.9.2025.
Ab 1.10.2025 ist dann verpflichtend der Einstieg nur mehr mit 2FA oder ID Austria möglich. Im Rahmen der 2FA benötigt man eine zusätzliche Authentifizierungs-App (z.B. Microsoft Authentificator, Google Authentificator, Apple-Passwörter). In dieser wird nach erfolgter Einrichtung ein Code angezeigt, der bei jedem Einstieg in FON eingegeben werden muss. Dies kann über Handy oder Computer eingerichtet werden.