Die ÖGK informiert in einer ihrer Aussendungen über die wichtigsten Punkte, die bei einer sogenannten GPLB (gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) wichtig sind und vorgezeigt werden müssen.
Das Lohnkonto generell wird vom Lohnverrechner geführt, einzeln für jeden Mitarbeiter. Dabei wichtig ist, dass alle Details für die Abrechnung auch dorthin gemeldet und im Lohnkonto aufgezeichnet werden. Dazu zählen auch die Anzahl der im Homeoffice gearbeiteten Tage sowie diverse Kostenersätze und vieles mehr.
Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind vom Dienstgeber zu führen, der diese Aufgabe in der Regeln an die Mitarbeiter delegiert und monatlich kontrolliert bzw. abzeichnet. Wird die Arbeitszeit durch elektronische Systeme aufgezeichnet (Zugangskarte etc.), hat der Dienstgeber dem Dienstnehmer eine Abschrift des monatlichen Berichtes zu überlassen.
Fehlen Arbeitszeitaufzeichnungen oder sind sie unvollständig oder gar fehlerhaft, führt das zu rechtlichen Konsequenzen. Neben den Nachzahlungen, die eventuell berechnet werden, sind auch Strafen möglich in der Höhe von bis zu € 1.815,00 pro Mitarbeiter.
Abgesehen von diversen Unterlagen, die seitens der Buchhaltung im Falle einer Prüfung zur Verfügung gestellt werden, sind von Seiten des Dienstgebers noch folgende Unterlagen nötig:
- Dienstzettel oder Dienstverträge, Lehrverträge, Betriebsvereinbarungen
- Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen
- spezielle Unterlagen in besonderen Branchen wie Tachoscheiben oder Aufzeichnungen bei Bauarbeitern
- Fahrtenbücher für firmeneigene Kraftfahrzeuge sowie Reisekostenabrechnungen
