Papierkram, die Erste – Belege für die kleine Buchhaltung

Eine ordentliche Buchhaltung ist das Um und Auf für ein funktionierendes Unternehmen. Viele Jungunternehmer*innen waren vor dem Schritt in die Selbständigkeit angestellt – und hatten mit Buchhaltung nichts zu tun. Bestenfalls erstellen sie einmal im Jahr eine Lohnsteuererklärung/Arbeitnehmerveranlagung. Mit dem Tag der Firmengründung ändert sich das grundlegend: Spätestens ab dann gilt es, sich mit den Herausforderungen der Finanzbuchhaltung zu befassen.

Grundsätzlich gibt es zwei Formen der Buchhaltung:

- die Einnahmen-Ausgabenrechnung (EAR §4/3)
  Sie ist die mit Abstand häufigste Form der Buchhaltung bei Selbständigen und Kleinbetrieben und ist unser Thema in diesem Betrag.
  Dabei geht es darum, die Zahlungsflüsse aufzuzeichnen – also immer wenn sich Geld bewegt, bewegt sich auch ein Beleg in Ihre Buchhaltung. Erst wenn die Rechnung bezahlt ist, kommt sie in Ihren Buchhaltungsorder.
- die doppelte Buchführung (Doppik §4/1 oder 5)
  Sie ist verpflichtend für Kapitalgesellschaften und Unternehmen mit einem Umsatz über 700.000 in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder einem Jahresumsatz über 1 Mio. Euro. Dazu lesen Sie hier weiter.

1. Was kann ich selbst und was gebe ich lieber dem Fachmann?

Dinge selber zu erledigen kann Geld sparen. Aber in Steuersachen kann es auch sehr viel Geld kosten und Zeit in Anspruch nehmen, die Sie eigentlich für Ihre Arbeit als Unternehmer/in verwenden sollten. Jeder hat unterschiedliche Talente, daher kann man auch nicht pauschal sagen, was Sie selbst machen können und was Sie besser machen lassen. Lesen Sie weiter und entscheiden Sie selbst.

2. Belege sammeln – das kann Ihnen keiner abnehmen

Bewahren Sie alle Rechnungen auf, die im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen stehen. Dazu gehören

- Rechnungen zu allen Einkäufen, die Sie tätigen
- Kosten für Telefon, Internet und Reisen
- Kosten für Fachliteratur und Fortbildung
- Belege von Geschäftsessen zur Anbahnung
- eventuell Anteile bei Strom oder Miete, wenn Sie am Wohnort mit Ihrem Betrieb starten.

Grundsätzlich gilt: lieber mehr als weniger – wenn Sie Rechnungen dabei haben, die vielleicht nicht vor dem Finanzamt standhalten, lassen Sie den Fachmann diese Entscheidung treffen. Solche Rechnungen werden dann einfach auf Privat gebucht.

3. Belege ordnen – entscheiden Sie selbst, was Sie machen können und wollen

Grundsätzlich sortieren Sie Ihre Rechnungen nach Monat und Tag, vielleicht in einer Mappe oder auch in Kartons. Damit ist bereits ein großer Schritt in der Buchhaltung erledigt – und der Steuerberater/Bilanzbuchhalter muss sich nicht mehr mühsam durch Berge unsortierter Zettel wühlen.

Ideal und damit am Kostengünstigsten ist es, wenn Sie wie folgt vorgehen:
Nehmen Sie einen Ordner, versehen Sie ihn mit Trennblättern für Bankzahlungen, Barbelege und Sonstiges und beschriften Sie ihn mit Ihrem Namen und dem Jahr und Monat. Lochen Sie alle Rechnungen und heften Sie sie chronologisch sortiert ab. Der Erste des Monats ist unten und oben drauf kommt, der Zweite, dann der Dritte usw.

Für die Bankabteilung drucken Sie sich die Umsatzübersicht des Bankkontos von diesem Monat aus. Anhand der einzelnen Bewegungen auf Ihrem Konto können Sie nun selbst überprüfen, ob Sie auch zu allen Zahlungen eine Rechnung haben. Fehlt Ihnen eine Rechnung, fordern Sie sie gleich noch an und sortieren Sie sie nachher dazu. Die Umsatzübersicht legen Sie ganz oben auf die bereits sortierten Belege.

Für die Barzahlungen legen Sie sich eine kleine xls zurecht, in der Sie – ebenfalls nach Datum sortiert – die Ausgaben eintragen. Die Liste drucken Sie dann aus und legen sie zuoberst auf die Barbelege.

In die Abteilung „Sonstiges“ kommen vielleicht nicht monatlich Belege, aber hier ist Platz für Mietvorschreibungen, Verträge, Formulare, Polizzen der Versicherungen und Ähnliches.

Wichtig ist:
– Verwenden Sie keine Klammern. Diese müssten zum Scannen bei uns dann doch wieder geöffnet werden, was Zeit kostet.
– Stecken Sie die Belege nicht in Klarsichthüllen. Auch hier müssen die Belege erst wieder zeitaufwändig aus den Hüllen geholt werden.
– kleben Sie kleine Rechnungen (Bahnkarten, Kassenbons etc.) auf ein DIN A4 Blatt. Entweder verwenden Sie einen Klebestick oder einen Klebestreifen dafür.

Wenn Sie das so hinbekommen, haben Sie nicht nur einen guten Überblick über Ihr Unternehmen, sondern Sie sparen auch Ihrem Steuerberater/Bilanzbuchhalter Zeit und sich selbst somit Kosten, die durch mühsames Nachsortieren entstehen.

4. etwas Selbstdisziplin ist hilfreich

Nicht verwunderlich, dass Sie am Abend nach einem anstrengenden Tag keine Lust mehr auf Buchhaltung haben. Legen Sie sich aber am Besten einmal die Woche einen fixen Zeitpunkt fest, an dem Sie sich um Ihre Unterlagen kümmern. Dabei kontrollieren Sie auch

- ob Sie selbst alle Rechnungen geschrieben und verschickt haben
  Schreiben Sie Ihre Rechnungen am Besten immer sofort – sobald das Geschäft abgeschlossen ist oder Ihre Leistung fertiggestellt wurde. Ihre Ausgangsrechnungen (diejenigen die Sie an Ihre Kunden schreiben) müssen auch nummeriert sein und wesentliche andere Bestandteile enthalten. Dazu finden Sie hier unsere Anleitung mit einer Mustervorlage.
- ob dazu bereits die Zahlungen eingegangen sind
  Wenn nicht, zögern Sie nicht, gleich eine nette, aber bestimmte Zahlungserinnerung zu schicken oder auch anzurufen. Sollte es eine Reklamation geben, nicht liegenlassen, sondern so rasch wie möglich klären.
- ob Sie selbst noch Rechnungen haben, die bezahlt werden müssen
  Verspätete Zahlungen lösen Mahnkosten aus, also können Sie auch hier sparen, wenn Sie immer pünktlich zahlen oder sogar einen gewährten Skonto ausnutzen.

Sie ersparen sich durch konsequente Ordnung viel Mehraufwand, der durch unübersichtliches Chaos entsteht, und Sie behalten die Übersicht über Ihr Unternehmen.

5. was sonst noch anfällt, weil die Finanz es verlangt

- Das Wareneingangsbuch
  Wenn Sie Waren oder Material verkaufen, ist diese Aufzeichnung Pflicht. Darin werden sämtliche Wareneinkäufe mit Belegnummer, Datum der Eintragung, Lieferant, Warenart, Lieferdatum, Rechnungsbetrag mit und ohne USt., Zahlungsbetrag und Datum der Zahlung erfasst.
  Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob die Kanzlei das für Sie mitführt, oder ob Sie das selbst machen können/wollen.
- Das Anlagenverzeichnis
  Das führt in der Regeln Ihr Steuerberater für Sie mit. Hier werden Betriebsanlagen wie etwa Maschinen, Büroeinrichtung oder Fahrzeuge eingetragen und daraus wird die jährliche AfA (Abschreibung) berechnet.
- Wenn Sie auch gegen Barzahlung verkaufen, benötigen Sie vermutlich eine Registrierkasse. Wenn Sie über 15.000 € Jahresumsatz (exkl. Ust.) erreichen und davon mehr als 7.500 € in bar oder auch mit Bankomat oder Kreditkarte kassieren, dann müssen Sie eine Registrierkasse führen. Details dazu finden Sie in einem anderen unserer Basics-Beiträge.

6. Aufbewahrungspflicht – was müssen Sie aufbewahren und wie lange

Sieben Jahre Buchhaltung müssen aufbewahrt werden. Das bedeutet, jetzt im Jahr 2023 können Sie die Unterlagen bis 2015 entsorgen (am Besten Schreddern lassen). So lange nämlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Manchmal müssen Unterlagen sogar zwölf Jahre aufbewahrt werden, nämlich wenn es sich um Grundstücke handelt. Zu den Aufzeichnen gehören übrigens auch Angebote, Lieferscheine und der entsprechende Emailverkehr.
Machen Sie ausreichend Platz im Keller oder am Dachboden, beschriften Sie grosse Kartons mit der Jahreszahl der Buchhaltung und stapeln Sie diese.
Sie können die Belege aber auch einscannen (als pdf) und elektronisch archivieren. Zur digitalen Buchhaltung finden Sie hier ab Mitte April unseren Beitrag.

Übrigens: Falls die Finanz wirklich einmal eine Steuerprüfung ankündigt, informiere umgehend Ihren Steuerberater. Verhandeln Sie nicht selbst, sondern lassen Sie das den Fachmann/die Fachfrau machen. Vieles wird heutzutage nur mehr als digitale Dateien angefordert.